Pengertian Surat, Fungsi, Jenis dan Contoh


Pengertian Surat Definisi Fungsi Jenis Contoh

Pengertian Surat, Fungsi, Jenis dan Contoh. Penjelasan mengenai arti surat meliputi fungsi, jenis-jenis surat dan akan kami sampaikan contoh-contoh surat sebagai referensi bahan pembelajaran. Apakah arti surat? seperti yang sobat tahu surat menyurat diperlukan untuk melakukan komunikasi antara pihak satu dan pihak lainya. Ada beberapa macam surat yang mungkin perlu sobat rumuspelajaran.com ketahui apabila saat ini sedang mengemban pendidikan entah itu SD, SMP, SMA/SMK maupun Perkuliahan. Pada kesempatan kali ini laman www.rumuspelajaran.com akan berbagi pengetahuan mengenai pengertian surat, fungsi, jenis serta contoh-contohnya.

Pengertian Surat

Sebelum ada jaman teknologi yang sangat maju ini surat menjadi salah satu alat komunikasi paling penting yang dikirim lewat kantor pos. Lalu apa itu surat?

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain dengan tujuan memberitahukan maksud pesan dari si pengirim.

Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan pedoman kerja. Pada umumnya, dibutuhkan prangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di prangko harus semakin besar juga.

Nah, sekarang sobat sudah tahu kan apa itu surat, saat ini surat sering digunakna untuk melamar pekerjaan atau kerja sama antar perusahaan maupun instansi. Di bawah ini menurut beberapa ahli surat ada beberapa pengertian namun intinya tetap sama, yuk kita sima bersama untuk menambah wawasan sobat.

Surat Menurut YS. Mario

Surat merupakan suatu alat komunikasi tertulis atau sarana yang digunakan untuk dapat menyampaikan suatu informasi ataupun juga pernyataan dengan secara tertulis dari pihak satu ke pihak lain.

Surat Menurut Yose Rizal

Surat merupakan alat yang digunakan untuk dappat menyampaikan maksud dengan secara tertulis atau sebagai salah satu jenis komunikasi tulisan.

Surat Menurut Agus Sugiarto

Surat merupakan sebuah dengan alat komunikasi yang dipakai untuk dapat menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Dengan kata lain, surat tersebut merupakan alat komunikasi tertulis untuk dapata menyampaikan sebuah pesan kepada pihak lain yang memiliki persyaratan khusus yaitu penggunaan kertas, penggunaan bentuk/ model, pemakaian notasi serta juga kode, penggunaan bahasa yang kas dan juga pencantuman tanda tangan.

Fungsi Surat

Setelah diatas sobat belajar mengenai beberapa pengertian tentang surat, selanjutnya sobat wajib tahu juga mengenai apa itu fungsi surat dan untuk apa sobat mengirim surat.

  • Sarana Pemberitahuan
  • Buah Pikiran
  • Ide atau Gagasan
  • Sarana Permintaan
  • Bukti Historis
  • Sebagai Sebuah Alat Pengingat
  • Pedoman Kerja

Pada materi pembahasan sebelumnya laman rumuspelajaran.com membuat materi mengenai pengertian internet dan sejarah terjadinya kerajaan di Bali.

Jenis Surat

Selanjutnya sobat akan belajar mengenai jenis-jenis surat, jenis surat terbagi menjadi dua yaitu Surat Resmi dan Surat Pribadi, sebagai pemahaman perbedaanya dibawah ini telah kami rangkumkan ciri dan karakteristiknya. Memang secara umum jika dilihat dari segi bentuk, isi dan bahasanya surat digolongkan menjadi 3 jenis yakni surat pribadi, surat dinas dan surat niaga. Jika dilihat dengan berdasarkan pemakaiannya, surat tersebut dibagi menjadi 3 jenis yaitu surat pribadi, resmi dan dinas, lihat keterangan dibawah ini.

Surat Pribadi

Surat pribadi merupakan surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga.

Ciri-ciri Surat Pribadi

Di bawah ini adalah beberapa ciri-ciri ketika sobat akan membuar surat pribadi,

  • Tidak menggunakan kop surat
  • Tidak ada nomor surat
  • Salam pembuka dan penutup bervariasi
  • Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
  • Format surat bebas

Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan.

Ciri-ciri surat resmi;

Adapun beberapa ciri-ciri ketika sobat akan membuar surat resmi diantaranya;

  • Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
  • Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
  • Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
  • Penggunaan ragam bahasa resmi
  • Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
  • Ada aturan format baku

Surat Niaga

Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal.[13] Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.

Surat Dinas

Surat dinas sering digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini sangat penting dalam rangka pengelolaan administrasi dalam suatu instansi resmi maupun non formal. Fungsi dari surat dinas sendiri yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi. Adapun ciri-ciri dari surat dinas sebagai berikut:

  • Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
  • Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
  • Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
  • Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
  • Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
  • Format surat tertentu

Adapun beberapa macam surat dinas terbagi menjadi beberapa macam diantaranya surat dinas pengantar pemerintahan, surat dinas perjanjian, surat dinas kuasa, surat dinas memorandum, surat dinas undangan rapat di perusahaan, surat dinas pemberitahuan, surat dinas penugasan staff instansi, surat dinas penugasan karyawan perusahaan, surat dinas janji pertemuan,surat dinas rekomendasi, surat dinas ucapan terima kasih, surat dinas pengajuan permohonan bantuan, surat dinas pengangkatan karyawan,surat dinas pemberian ijin cuti guru dan tenaga kependidikan honorer, surat dinas tugas pengawas UN dan aja juga surat dinas tugas.

Surat Lamaran Kerja

Surat lamaran kerja adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Dalam membuat surat lamaran pekerjaan perlu memperhatikan beberapa aturan-aturan tertentu dalam penulisannya. Walaupun secara umum surat ini memiliki bagian-bagian hampir sama pada surat umum lainya, simak beberapa bagian penting ketika akan membuar surat lamaran pekerjaan dibawah ini.

  • Tempat dan tanggal pembuatan surat
  • Nomor surat
  • Lampiran
  • Hal atau perihal
  • Alamat tujuan
  • Salam pembuka
  • Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu: Paragraf pembuka, Isi Surat, dan Paragraf Penutup
  • Salam penutup
  • Tanda tangan dan nama terang

Surat Elektronik

Surat elektronik atau bisa disebut juga surel merupakan surat yang pengirimannya berbasis pada penggunaan internet. Berdasarkan sejarahnya salah satu perusahaan bernama Olt Break and Newman dikontrak oleh Departemen Pertahanan Amerika Serikat untuk membuat ARPANET pada 1969. ARPANET ini singkatan dari Advanced Research Projects Agency Network yang bertujuan untuk meciptakan metode komunikasi antara intitusi pendidikan dengan militer. Dalam Bahasa Indonesia Surat Elektronik sering disingkat dengan kata surel, yang dalam bahasa inggrisnya adalah email atau electric mail.

Selain jenis-jenis surat diatas ada beberapa jenis surat yang dibuat untuk beberapa kebutuhan untuk formal maupun non formal diantaranya surat izin, bantuan, permintaan kerjasama, permohonan dana dan lain sebagainya.

Contoh Surat

Sekarang sobat RUMUSPELAJARAN.COM siapkan flashdisk, buku catatan atau disk penyimpanan karena kita akan memberikan beberapa contoh mengenai jenis-jenis surat yang telah sobat baca diatas.

Contoh Surat Pribadi

Surat pribadi biasanya dikirimkan kepada orang dekat, orang tua, saudara yang ada di jauh yang berada di luar daerah. Untuk penulisan surat pribadi sendiri dalam penulisanya bisa manggunakan bahasa baku maupun tidak, namun perlu juga diperhatikan ejaan yang berlaku. Di bawah ini adalah contoh menulis surat pribadi minta maaf kepada teman karena melakukan kesalahan.

Jogja, 01 Januari 2020

Neyha
Di Surabaya

Neyha temanku tercinta,

Aku ingin meminta maaf padamu Ney atas sikapku yang mungkin keterlaluan dan berlebihan waktu itu. Jujur, aku sungguh-sungguh menyesal telah menyakiti hatimu dengan menuduhmu yang tidak sepantasnya aku katakan padamu. Setelah aku resapi, memang aku yang salah Neh. Saat itu, aku terbawa emosi dan tidak bisa berpikir secara jernih karena banyak permasalahan dalam keluargaku.

Dari hatiku yang yang paling dalam Aku menulis surat ini untuk meminta maaf sekaligus untuk memberikan penjelasan tentang apa yang sebenarnya terjadi. Pada waktu itu sebenarnya khilaf dan tidak bisa berfikir secara jernih karena punya masalah juga kepada Eva. Kamu tahu sendiri kan Ney, kalau aku dan Eva sudah bersahabat sangat lama semenjak kami masih duduk di bangku SMA.

Semenjak Eva ikut kursus musik Piano, aku jarang berkomunikasi dengan dia. Dia sering menghabiskan waktu luangnya bersama kamu dan teman-teman kelas musiklainnya. Sebab hal itu, aku jadi sering sendirian dan mulai berpikir yang macam-macam. Bahkan, aku mulai berpikiran buruk tentangmu yang merebut sahabatku.

Dari lubuk hatiku yang paling dalam aku minta maaf karena marah padamu dan menyalahkanmu Ney. Aku sungguh-sungguh menyesal dan aku berharap kamu mau menerima permintaan maafku ini. Kemudian kita bertiga mampu kumpul kembali menjadi teman lagi seperti dahulu. Aku minta maaf yang sebesar-besarnya ya Ney dan kapan-kapan kita kumpul makan-makan bareng lagi ya.

Salam hangat,

Sohibmu Vina 🙂

Contoh Surat Resmi

Untuk menulis surat resmi perlu memperhatikan dalam penulisanya seperti menggunakan EYD yang baik dan jelas. Ada banyak contoh jenis surat diantaranya surat penugasan, surat perjanjian, surat pemberitahuan dan masih banyak yang lainya. Di bawah ini adalah salah satu contoh surat pemberitahuan untuk orang tua wali untuk kegiatan bakti sosial.

Pemerintah Daerah Istimewa Jogjakarta

Dinas Pendidikan Jogjakarta

Jl. Pahlawan 145 Riau, Telp. (0274) 667 –  Xxxx

Jogja, 02 Januari 2020

Nomor : 126/SMP311/2020

Lampiran :  –

Perihal : undangan wali murid

Yth. Orang tua / wali murid SMA 15 Jogjakarta

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Dengan Hormat,

Dalam rangka memperingarti hari ulang tahun SMA 15 Jogjakarta, kami selaku pengurus OSIS akan mengadakan Event Bakti Sosial. Mengingat akan hal tersebut, kami mengharap dengan sangat kehadiran bapak/ ibu wali murid sekalian untuk ikut berpartisipasi. Pelaksanaan bakti sosial ini akan diselenggarakan pada :

Hari/ tanggal : Senin, 10 Januari 2020

Tempat : Lapangan SMA 15 Jogjakarta

Acara : partisipasi dan rapat orang tua / wali murid

Mengingat akan pentingnya acara ini, dimohon kesediaannya bagi setiap wali murid untuk menghadiri acara tersebut. Atas partisipasi dan waktunya, kami ucapkan terimakasih.

Wassalamualaikum Wr. Wb.

Mengetahui,

Kepala sekolah SMA 15 Jogjakarta                                       Ketua OSIS

 

Muslih, M.Pd.                                                                        Wisnu Tama

NIP. 1234567xxx

Contoh Surat Niaga

Surat niaga ini ditulis untuk membuat kesepakatan bersama dalam penawaran antara perusahaan dalam bentuk barang maupun jasa. Untuk penulisanya harus dengan kata-kata batu atau resmi serta lengkap dan rinci.

PT BERKAH JAYA

Jl. Bung Tomo No. 36

JAKARTA SELATAN

Jakarta, 21 Januari 2020

Nomor  : 34/22/1/2020

Hal       : Penawaran Barang
Lamp    : 1 lembar + Brosur

Kepada,
Manager PT Borneo Steel
Jl. Selayang Pandang No. 25
Surabaya

Dengan hormat,

Berdasarkan hasil survey yang kami lakukan, perusahaan Saudara jalankan saat ini sedang berkembang dengan grafik peningkatan yang sangat pesat dan terus mengalami perkembangan yang signifikan. Oleh karena itu, tentunya perkembangan ini harus didukung dengan perlengkapan serta peralatan kantor yang memadai serta sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Pada kesempatan ini, perusahaan yang kami kelola mencoba mausk dan memerikan penawaran beberapa produk perlengkapan dan peralatan kantor yang  mungkin perusahaan yang kelola butuhkan agar supaya lebih maju lagi. Bersama dengan surat ini, kami melampirkan satu lembar brosur sebagai bahan pertimbangan untuk Saudara. Kami yakin jika perusahaan Saudara menggunakan produk unggulan dari kami, perusahaan Anda akan semakin bisa bekerja dengan efektif dan efisien sehingga akan terus maju dengan pesat.

Untuk penawaran pertama ini kami akan memberikan promo spesial untuk perusahaan Saudara yaitu berupa pemberian diskon sebesar 15 % jika Saudara membeli produk kami sebelum tanggal 25 Februari 2020. Sebagai garansi dari produk kami yakni 2 tahun dari setiap produknya. Untuk pembayaran sebagai uang muka sebesar 40 % dari harga total dan cicilannya dapat diangsur sebanyak 3 kali setelah barang sampai di tempat Anda.

Untuk menambah keeratan dalam menjalin kerja sama kami tawarkan juga pembayaran barang-barang yang dipesan bisa dilakukan secara bertahap. Pertama, Saudara bisa membayar uang muka sebanyak 50 persen dari total harga, kemudian sisanya bisa dibayar secara cicilan sebanyak 4 kali dari tanggal barang diterima oleh perusahaan Anda.

Kami harap untuk bisa menerima pemesanan dari perusahaan Saudara. Kami kain jika Saudara memesan produk dari perusahaan kami, kedua belah pihakakan mendapatkan keuntungna yang besar.

Atas perhatian dan kerjasama Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

PT. Berkah Jaya

Contoh Surat Dinas

Surat dinas dibuat dan dikeluarkan dari instansi resmi yang bertujuan untuk pemberitahuan, penugasan, pertemuan maupun pengantan. Untuk penulisanya wajib menggunakan EYD resmi dan satu lagi perlu diperhatikan adalah terdapat nomor dikeluarkanya surat, perihal dan isi yang jelas.

JAYA MAKMUR

Jl. Jaya Wijaya- Magelang

Telp. 0341 222XXX Fax. 0341 222XXX

Nomor                 : 008/KM/SP/67/XII/2020

Perihal                 : Pemberitahuan Perubahan Jam Kerja

Lampiran            : 1 Bendel

Kepada Yth.

Seluruh Karyawan dan Staff PT. Jaya Makmur

Di tempat

Dengan hormat,

Dalam rangka meningkatkan etos kerja dan perbaikan dalam hal jam kerja. Diberitahukan pada seluruh staff dan karyawan PT. Jaya Makmur agar membaca informasi terbaru tentang perubahan sift agar tidak terjadi kekeliruan. Perubahan jam kerja dapat dilihat pada lampiran surat dan keputusan ini tidak dapat diganggu gugat.

Demikian surat  pemberitahuan dari kami dan harap maklum, atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Magelang,  15 Januari 2020,

Pimpinan PT. Jaya Makmur,

Latif Budi

Contoh Surat Lamaran Pekerjaan

Di bawah ini adalah contoh dalam membuat surat lamaran pekerjaan resmi untuk perusahaan yang ingin sobat lamar. Dalam penulisan surat lamatan pekerjaan wajib menggunakan EYD yang berkalu, lihat contoh penulisan surat lamaran dibawah ini.

Semarang, 11 Januari 2020

Kepada Yth :
SEMAR CORP
Jl. Kaliurang No.23

Dengan hormat,

Yang bertanda tangan dibawah ini saya :

Nama : Anggih Pratama
Tempat, tanggal lahir : Bantul, 02 April 1994
Pendidikan : S1 Akuntansi
Alamat : Dlingo, RT.11 / RW.32 Bantul
Telepon : 085869542XXX

Bermaksud untuk mengajukan lamaran pekerjaan di perusahaan yang Bapak / Ibu pimpin sebagai karyawan. Sebagai bahan pertimbangan bersama ini saya lampirkan :

  • Fotocopy Ijazah
  • Fotocopy KTP
  • Pas Foto

Demikian surat permohonan pekerjaan saya buat besar harapan saya untuk dapat diterima di Perusahaan yang Bapak/Ibu Pimpin. Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih.

Hormat Saya,

 

Anggih Pratama

Demikianlah pengertian surat lengkap dengan fungsi surat, jenis dan beberapa contoh surat yang bisa sobat rumuspelajaran.com pelajari. Semoga dengan penjelasan mengenai arti surat diatas bisa menambah pengetahuan sobat untuk menambah ilmu pengetahuan.